Preparar e acompanhar uma viagem em grupo

Porque estou a escrever sobre isto

Sou o Bruno Oliveira. Antes de criar a Brunu Travel, trabalhei durante mais de dezoito anos em tecnologia, produto e banca, em empresas como a Accenture, a Deloitte, o Barclays e o Santander. Passei muito tempo a trabalhar com equipas internacionais, clientes, fornecedores e projetos em que organizar bem as coisas fazia toda a diferença.

Viajar acompanhou sempre esse percurso. Já estive em mais de quarenta países e uma viagem longa entre Portugal e a Ásia acabou por mudar a importância que queria dar às viagens na minha vida. Foram oito países, vinte e sete destinos e dezasseis voos. Pelo caminho, fui percebendo que queria continuar a trabalhar com pessoas e a criar projetos, mas numa área com a qual me identificasse de outra maneira.

A Brunu Travel nasceu dessa vontade. Se o meu objetivo fosse apenas ganhar mais dinheiro, provavelmente teria continuado a trabalhar para a empresa inglesa onde estava. O projeto nasceu de uma paixão pela área e da vontade de experimentar uma forma diferente de fazer viagens em grupo. Essa paixão vê-se nas escolhas que faço, no tempo que passo a preparar cada programa e nos destinos que decido propor.

Só proponho viagens e destinos com os quais me identifico e onde já estive. Preciso de conseguir explicar por que razão quero levar um grupo àquele lugar, o que gosto de lá fazer e o que faz sentido partilhar. Um destino estar na moda, por si só, não chega.

Escrevo este artigo a partir dessa experiência e daquilo que tenho aprendido com viajantes, agências, guias e parceiros locais. Quero ajudar-te a perceber melhor as diferenças entre propostas que, numa primeira leitura, podem parecer iguais.

Há líderes que começam no dia da partida. A minha viagem começa muito antes.

Há líderes cujo trabalho naquele programa começa no dia da viagem. Recebem um roteiro preparado por uma equipa, conhecem a operação e assumem o acompanhamento do grupo. Há outros que participam na criação da viagem desde o início e que, quando chegam ao aeroporto, já levam meses de trabalho com aquele destino.

O meu caso está muito mais próximo do segundo. Há viagens que começo a preparar cerca de um ano antes de acontecerem. Antes de abrir uma viagem em grupo, testo o destino no terreno: faço percursos, utilizo transportes, conheço zonas onde podemos ficar e avalio atividades. Quero perceber o que funciona para o grupo que pretendo levar.

Uma coisa é olhar para um mapa e achar que conseguimos visitar quatro lugares numa manhã. Outra é fazer o percurso, perceber o tempo das deslocações, descobrir que existe uma subida pelo meio e chegar ao último sítio já sem vontade de ver nada. Esse tipo de aprendizagem muda um programa.

Testar também significa retirar coisas. Posso gostar muito de um restaurante e perceber que não recebe bem um grupo. Posso visitar uma atração conhecida e concluir que, para aquela viagem, prefiro usar o tempo noutro lugar. Posso encontrar uma alternativa que não aparecia nas primeiras pesquisas e que acaba por fazer mais sentido.

Na Brunu Travel, sou também eu que crio o site, preparo os planos de viagem, produzo conteúdos para as redes sociais e explico as propostas a quem está interessado. Trabalho o programa com os parceiros e acompanho muitos dos grupos. Conheço, por isso, as escolhas que deram origem à viagem e as expectativas que fomos criando antes da partida.

Em empresas com equipas maiores, este trabalho pode estar distribuído por várias pessoas. Quem testa o destino pode ser diferente de quem desenha o programa, de quem o vende e de quem acompanha o grupo. Essa divisão permite especialização, mas exige uma boa passagem de informação entre as equipas.

Nas viagens que lidero, existe essa continuidade: sou eu que testo, ajudo a construir e vou contigo. Quando, no futuro, uma viagem for acompanhada por outro líder da Brunu Travel, quero que essa pessoa conheça o programa, a intenção de cada escolha e o tipo de acompanhamento que os participantes esperam.

Ter visitado um destino não significa que nada vá mudar. Os horários alteram-se, um restaurante pode fechar e o tempo pode obrigar-nos a adaptar o dia. Mas conhecer o terreno ajuda-me a decidir melhor quando isso acontece.

O acompanhamento começa onde?

Quando lês que uma viagem é acompanhada, convém perceber desde quando e até onde. O líder pode sair contigo de Portugal, receber-te no destino ou estar presente apenas em determinados dias. Tudo isto pode fazer sentido, desde que esteja explicado antes da reserva.

Se sais do mesmo aeroporto que o líder, o encontro pode acontecer logo na partida. Se vives no Porto, na Madeira ou fora de Portugal e o voo de referência parte de Lisboa, pode ser mais prático juntares-te ao grupo no destino. Há também quem queira chegar uns dias antes ou prolongar a estadia.

O importante é saberes como vais chegar ao ponto de encontro. Tens um transfer incluído? Há alguém à tua espera? Vais de comboio até ao hotel? Se o voo se atrasar, quem deves contactar? A viagem deve responder a estas perguntas sem te obrigar a descobrir tudo quando aterras.

Para quem está habituado a viajar, uma deslocação entre o aeroporto e o hotel pode parecer simples. Para quem vai pela primeira vez sozinho, pode ser a parte que mais preocupa. Às vezes, explicar o percurso com clareza e estar contactável durante a chegada faz uma diferença enorme.

Se o líder só estiver no destino, também é importante perceber que não estará fisicamente contigo caso exista um problema no voo de ida. Pode ajudar à distância, em articulação com a agência, mas esse acompanhamento é diferente de viajar no mesmo avião. Vale a pena conhecer essa diferença antes de precisares dela.

O líder, o guia e as pessoas que trabalham no destino

O líder acompanha o grupo e faz com que a viagem funcione no dia a dia. Confirma horários e reservas, articula com fornecedores, ajuda nas deslocações e responde aos imprevistos. Também tem de perceber como estão as pessoas: quem está cansado, quem precisa de ajuda e quem ainda não encontrou o seu espaço no grupo.

Parte deste trabalho quase não se vê quando tudo corre bem. O grupo chega e o motorista está à espera; entra no hotel e os quartos estão preparados; muda de transporte sem passar meia hora a discutir qual é a saída certa. Muitas vezes, houve telefonemas, confirmações e decisões antes desses momentos.

Outras vezes, o trabalho torna-se bastante visível. Uma mala não chega, alguém fica doente, um voo é cancelado ou surgem conflitos entre participantes. Nessas situações, conhecer o destino ajuda, mas também é preciso saber ouvir, manter a calma e decidir. Já tive de lidar com situações deste género, e a experiência de gerir pessoas e problemas que trouxe da minha carreira anterior continua a ser útil.

O guia tem uma função diferente. Acrescenta conhecimento e interpretação ao lugar que estamos a visitar. Um bom guia consegue explicar uma tradição, dar contexto a um monumento ou mostrar-nos uma parte da cidade que, sozinhos, provavelmente não compreenderíamos da mesma forma.

Posso conhecer bem Banguecoque e saber deslocar-me pela cidade sem ter a profundidade de conhecimento de um profissional que estuda e trabalha diariamente com aquele património. Por isso, gosto de recorrer a guias especializados quando acrescentam valor ao programa. Procuro conhecimento, capacidade de comunicação e uma forma de estar que faça sentido para o grupo. Ter nascido no destino, por si só, também não garante ser um bom guia.

O líder e o guia podem trabalhar em conjunto durante uma visita. Eu posso ajudar a esclarecer uma indicação ou facilitar uma conversa, mas isso não me transforma automaticamente num intérprete profissional nem substitui o trabalho do guia.

Em algumas viagens existe ainda um parceiro local que coordena hotéis, transportes, guias e atividades. Podes encontrar a sigla DMC, de Destination Management Company, para descrever este tipo de empresa. Para o viajante, o mais relevante é perceber quem conhece a operação no terreno e quem consegue responder quando é necessário encontrar uma alternativa.

Uma agência pode ter essa capacidade internamente, contratar fornecedores diretamente ou trabalhar com um parceiro local. Na escolha dos meus parceiros, procuro perceber o conhecimento que têm do destino e do tipo de viagem que estamos a preparar. Ser muito bom em circuitos culturais não significa dominar a logística de um festival ou de um fim de semana de Fórmula 1.